Командировка. Расходы на проживание и НДС.

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем, что НДС по расходам на проживание работника принимается к вычету на основании выданного ему счета гостиницы. Такой счет должен быть оформлен на БСО, а налог выделен в нем в отдельной строке. Если же услуги гостиницы организация оплачивает самостоятельно, то «входной» НДС по ним принимайте к вычету на основании счета-фактуры (Письмо Минфина России от 25.02.2015 N 03-07-11/9440).

1. 2.1. Какие документы являются основанием для вычета НДС с расходов на проживание командированного работника в гостинице

Если услуги проживания оплатил сам командированный работник, то НДС по ним примите к вычету на основании счета гостиницы на его имя, который он приложит к авансовому отчету по командировке. Такой счет должен быть оформлен на бланке строгой отчетности (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 14.10.2015 N 03-07-14/58804, от 25.02.2015 N 03-07-11/9440).

НДС в счете за гостиницу должен быть выделен в отдельной строке для принятия налога к вычету (п. 18 Правил ведения книги покупок).

Если услуги гостиницы вы оплачиваете самостоятельно, то «входной» НДС по ним принимайте к вычету на основании счета-фактуры гостиницы (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок).

Полученный от гостиницы счет-фактуру (счет на бланке строгой отчетности) нужно зарегистрировать в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок).

Готовое решение: Как принять к вычету НДС с командировочных расходов (КонсультантПлюс, 2018) {КонсультантПлюс}

2. Можно ли принять к вычету НДС по кассовому чеку при наличных расчетах

Нет, нельзя. НДС по товарам (работам, услугам), оплаченным наличными деньгами, можно принять к вычету только при наличии счета-фактуры продавца с выделенной суммой налога. Приложенные к авансовому отчету чек ККТ, а также товарный чек или бланк строгой отчетности (БСО) с выделенной суммой НДС права на вычет НДС не дают (Письмо Минфина от 12.01.2018 N 03-07-09/634).

Исключение составляют стоимость проезда и проживания командированных работников. По этим расходам НДС можно принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в проездном документе (билете, маршрут/квитанции электронного билета и т.д.) или БСО, оформленном гостиницей. В этом случае в книге покупок надо зарегистрировать проездной документ или БСО (Письма Минфина от 28.05.2018 N 03-07-07/36077, от 26.02.2016 N 03-07-11/11033, от 14.10.2015 N 03-07-14/58804).

По остальным расходам при отсутствии счета-фактуры с выделенной суммой налога:

• если НДС в чеке ККТ (БСО) выделен – стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных за наличные, включается в расходы без НДС. Сам налог в налоговых расходах не учитывается и к вычету не принимается (Письмо Минфина от 24.01.2017 N 03-07-11/3094);
• если НДС в чеке ККТ (БСО) не выделен – стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных за наличные, включается в расходы в полной сумме, указанной в чеке ККТ (БСО). НДС расчетным путем не выделяется и к вычету не принимается.

{Типовая ситуация:Можно ли принять к вычету НДС по кассовому чеку при наличных расчетах (Издательство «Главная книга», 2018) {КонсультантПлюс}}.

3. … Если услуги гостиничного хозяйства организация оплачивает по безналичному расчету, то гостиница — плательщик НДС выдает организации счет-фактуру. Сами услуги по проживанию командирующая организация учтет в составе командировочных расходов, а сумму налога, предъявленного ей к уплате при приобретении услуг, на основании статей 171 и 172 НК РФ она примет к вычету.

Отдельно отметим, что документы, выданные заграничным отелем, потребуют от российской организации обязательного построчного перевода на русский язык. Такое требование выдвигает пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». Причем, как сказано в письме Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, документы, составленные на иностранном языке, могут быть переведены на русский язык не только профессиональным переводчиком, но и специалистами самой компании.

В то же время приобретение гостиничных услуг «по безналу» скорее исключение, чем правило, так как обычно командированные сотрудники пользуются услугами гостиниц за наличные. В этом случае оправдательным документом будет являться чек ККТ, так как на основании статьи 168 НК РФ продавец вправе не выписывать счет-фактуру своему постояльцу.

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели при приеме или выплате денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги (далее – расчеты), обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее – ККТ). Об этом сказано в пункте 1 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее -Закон N 54-ФЗ).

«Командировочные и иные аналогичные расходы» (7-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2018) {КонсультантПлюс}

4. … Если счет гостиницы, привезенный работником, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (например, он отпечатан не типографским способом, а распечатан на обычном принтере), то для вычета НДС обязательно нужен счет-фактура.

Никакие другие документы (счета или акты, выписанные организациями гостиничного хозяйства, но не являющиеся бланками строгой отчетности) применяться в целях получения вычета по НДС не могут (см. Письма Минфина России от 24.04.2007 N 03-07-11/126 и от 11.10.2004 N 03-04-11/165).

Счет-фактура должен быть выставлен гостиницей на имя организации, командировавшей работника. В нем должны быть правильно указаны наименование организации, ее ИНН и КПП, а также адрес. Если счет-фактура выставлен на имя командированного работника (в графе «Покупатель» указаны Ф.И.О. работника), то вычет по такому счету-фактуре не предоставляется (см. Письмо Минфина России от 11.10.2004 N 03-04-11/165).

Если работник привез из командировки только счет за проживание в гостинице произвольной формы и кассовый чек,то вся сумма расходов подлежит включению в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль…

«НДС: практика исчисления и уплаты» (4-е издание, переработанное и дополненное) (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2017) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  25.07.2018 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.