Можно ли в трудовой книжке писать не шариковой ручкой?

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем, что  согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, записи в трудовой книжке производятся перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

1. 1. 1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» {КонсультантПлюс}

2. 2. Как внести в трудовую книжку запись об увольнении

В случае ведения трудовой книжки внесите в нее запись об увольнении на основании соответствующего приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Запись вносите в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке (п. п. 5.1 — 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

• в графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Дело в том, что нумерация записей в трудовой книжке сплошная. Поэтому при внесении первой записи ей присваивают первый номер, а далее нумерация продолжается;
• в графе 2 укажите дату увольнения. Число и месяц — двузначными цифрами, год — четырехзначной цифрой (абз. 1 п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Например: 24.09.2018;
• в графе 3 укажите основание увольнения работника в точном соответствии с приказом об увольнении и формулировками Трудового кодекса РФ (иного закона) со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. п. 10, 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом можете использовать любую формулировку: «уволен», «трудовой договор прекращен», «трудовой договор расторгнут». Все они предусмотрены нормативно (в частности, ч. 4 ст. 66, ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Эти понятия тождественны и их использование не влечет для вас рисков (Письмо Роструда от 11.12.2006 N 2084-6-1);
• в графе 4 укажите реквизиты (дату и номер) приказа об увольнении.

Запись вносите без сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Запись об увольнении обычно вносится в трудовую книжку в день увольнения (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Но иногда сделать это затруднительно, как, например, при увольнении в связи со смертью работника, поскольку документ-основание для увольнения вы получите позднее даты смерти работника.

Все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время его работы в вашей организации, заверяются подписью работодателя или подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также, при наличии, печатью организации. Работника попросите расписаться в трудовой книжке (абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Разъяснение к Приказу Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).
Готовое решение: Как оформить увольнение работника (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

3. Согласно абз. 2 п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке производятся чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Таким образом, внесение в трудовую книжку записей о работе чернилами зеленого цвета следует признать нарушением Правил ведения трудовых книжек. Однако данное обстоятельство не может влечь неблагоприятных последствий для работника, включая исключение соответствующих периодов деятельности из страхового стажа при определении размера пособия по временной нетрудоспособности, так как трудовым законодательством обязанность по ведению трудовых книжек возложена на работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения трудовых книжек).
   {Вопрос: При приеме на работу в трудовой книжке работника было обнаружено, что записи о работе у одного из предыдущих работодателей сделаны зелеными чернилами. Подлежит ли этот период работы включению в страховой стаж работника для оплаты временной нетрудоспособности? (Консультация эксперта, 2013) {КонсультантПлюс}}
4. Порядок переноса записей в трудовой книжке на другую страницу нормативно не установлен. Записи в трудовой книжке должны производиться в пределах соответствующего раздела без каких-либо сокращений. При необходимости переноса он оформляется продолжением соответствующей записи на новой странице.

В бумажную трудовую книжку вносятся следующие сведения (п. п. 4, 9, 21, 24 Правил N 225):

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводе на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• об основаниях прекращения трудового договора;
• о награждении за успехи в работе;
• о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи должны производиться аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил N 225).

Особых требований к порядку переноса записей в случае нехватки места на другую страницу законодательством не предусмотрено. По нашему мнению, при необходимости перенос оформляется продолжением соответствующей записи в соответствующем разделе на новой странице.

{Вопрос: Как перенести запись на другую страницу в трудовой книжке? (Консультация эксперта, Гострудинспекция в Орловской обл., 2021) {КонсультантПлюс}}

Ответ подготовлен  02.03.2021 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.