Составление путевого листа

Рассмотрев Ваш вопрос, поясняем, что в общем случае если организация не занимается перевозками пассажиров, багажа и грузов, то путевой лист может являться одним из документов, подтверждающим расход топлива. Вместе с тем организация вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода, закрепив это в своей учетной политике (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@). Например, для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Распечатайте их и дайте расписаться водителю. Но эти распечатки должны содержать обязательные реквизиты первичного документа.

Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью, нормировать их не надо (Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283). Однако если организация в добровольном порядке установила собственные нормы ГСМ в целях контроля за их использованием, то сверхнормативный расход в целях налогообложения прибыли может:

учитываться в расходах в обычном порядке, если он обоснован (Письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2003 N 26-12/7430);

учитываться во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба виновным в перерасходе (хищении) ГСМ лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611, от 20.02.2017 N 03-03-06/1/9693);

учитываться во внереализационных расходах, если не установлено виновное в хищении ГСМ лицо. Отсутствие виновного лица должно быть документально подтверждено, например, постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.08.2019 N 03-03-06/1/63646);

не признаваться в расходах, если превышение норм не имеет разумных причин или отсутствие виновного лица не подтверждено (Определение ВАС РФ от 09.07.2012 N ВАС-8327/12, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 N Ф08-5527/2015).

Собственные нормы ГСМ  можно взять  из Распоряжения Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р  или из документов завода-изготовителя. Затем скорректируйте базовую норму на коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации. Результат умножьте на пробег в километрах и разделите на 100.

                                                               

Таким образом:

Строки путевого листа (ПЛ), касательно отображения оборота ГСМ не являются обязательными реквизитами и нужны только для расчета использованного ГСМ. Организация сама может решить из какого документа она возьмет эти данные для расчета – из ПЛ (и тогда эти строки должны быть заполнены) или Отчета электронной системы. Организация самостоятельно решает, как она списывает ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете по фактическим данным или нормативным (учетная политика) – соответственно в первичных документах должны быть заполнены нужные для расчета строки.

Нормы списания ГСМ организация может установить самостоятельно: либо использовав рекомендации Минтранса со всеми коэффициентами, либо взять данные расхода топлива  из документов завода-изготовителя.
При наличии электронной системы учета ГСМ и пробега авто можно использовать данные этой системы (учетная политика).

Можно использовать данные расхода ГСМ с бортового компьютера автомобиля (фактические данные).

1.

Организации, на которых положения Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

Вопрос: О порядке документального подтверждения расходов на приобретение топлива в целях исчисления налога на прибыль. (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354) {КонсультантПлюс}

 

2.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.

Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.

 

Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью, нормировать их не надо (Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).

Типовая ситуация: Как списать расходы на ГСМ (Издательство «Главная книга», 2020) {КонсультантПлюс}

 

3.

При этом отмечаем, что для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают условиям вышеуказанной статьи НК РФ, т.е. обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). При этом НК РФ не предусмотрено нормирование указанных расходов, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов.

Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Вопрос: Об определении обоснованности затрат на топливо для служебного автомобиля в целях налога на прибыль. (Письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283) {КонсультантПлюс}

 

4.

Нормы расхода ГСМ для легковых и грузовых автомобилей рекомендованы Минтрансом. На основании этого документа организация может рассчитать собственные нормативы для учета ГСМ и выявления перерасхода у водителей.

Чтобы рассчитать нормативный расход топлива, сначала определите базовую норму на 100 км пробега. Ее можно взять из рекомендаций Минтранса или из документов завода-изготовителя. Затем скорректируйте базовую норму на коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации. Результат умножьте на пробег в километрах и разделите на 100.

 

Пример. Расчет нормативного расхода топлива легкового автомобиля

 

При расчете налога на прибыль нормировать расходы на ГСМ не надо (Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).

Типовая ситуация: Установлены ли нормы расхода ГСМ (Издательство «Главная книга», 2020) {КонсультантПлюс}

 

5.

Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированную. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты, утвержденные Минтрансом.

 

Обязательные реквизиты путевого листа

Наименование документа — путевой лист, его номер и срок действия

Название, адрес, телефон, ОГРН организации

Тип автомобиля (легковой или грузовой), его модель и регистрационный номер

Дата и время выезда и возвращения на парковку

Показания одометра при выезде и возвращении

Отметки о проведении контроля технического состояния автомобиля

Ф.И.О. водителя

Отметки о проведении медосмотра водителя

Типовая ситуация: Путевой лист: примеры заполнения (Издательство «Главная книга», 2020) {КонсультантПлюс}

 

6.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете отражают в порядке, установленном в учетной политике.

Количество списываемого топлива определяют на основе данных:

путевых листов, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). В этом случае ваши путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учетных документов, так и для путевых листов;

путевых листов, маршрутных листов, справок или отчетов о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, — если перевозками пассажиров и багажа, грузов ваша организация не занимается (Письма ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов. На обязательные реквизиты путевого листа из Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 вы можете ориентироваться при разработке собственных форм, но вам необязательно приводить их все.

Если в организации установлены нормы расхода ГСМ, то в случае выявления отклонений от норм причины перерасхода надо проанализировать. В зависимости от причины сверхнормативные затраты могут быть списаны:

в расходы по обычным видам деятельности, если сверхнормативный расход обоснован (п. 5 ПБУ 10/99);

на виновных лиц, если они установлены;

на прочие расходы, если сверхнормативный расход нельзя объяснить объективными причинами или виновные лица не установлены (п. 11 ПБУ 10/99).

 

2. Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения

В целях налогообложения прибыли стоимость ГСМ включают в материальные или в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 2, 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67).

Топливо учитывают в расходах на основании путевых листов или иных документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства, в тех отчетных периодах, за которые составлены эти документы (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ).

 

Нормирование расходов на ГСМ в целях их учета при расчете налога на прибыль или при применении УСН не установлено ни для легковых автомобилей, ни для каких-либо других (Письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-07/74189, от 22.03.2019 N 03-03-07/19283). Расходы учитываются полностью.

Однако если организация в добровольном порядке установила собственные нормы ГСМ в целях контроля за их использованием, то сверхнормативный расход в целях налогообложения прибыли может:

учитываться в расходах в обычном порядке, если он обоснован (Письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2003 N 26-12/7430);

учитываться во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба виновным в перерасходе (хищении) ГСМ лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611, от 20.02.2017 N 03-03-06/1/9693);

учитываться во внереализационных расходах, если не установлено виновное в хищении ГСМ лицо. Отсутствие виновного лица должно быть документально подтверждено, например, постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.08.2019 N 03-03-06/1/63646);

не признаваться в расходах, если превышение норм не имеет разумных причин или отсутствие виновного лица не подтверждено (Определение ВАС РФ от 09.07.2012 N ВАС-8327/12, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 N Ф08-5527/2015).

Готовое решение: Как учитывать горюче-смазочные материалы (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

 

7.

При разработке собственных норм расхода топлива можно использовать рекомендации производителя или утвержденные нормы, которые имеют рекомендательный характер (Письма Минфина России от 27.11.2019 N 03-03-07/92049, от 26.09.2019 N 03-03-07/74189, от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).

Готовое решение: Как рассчитать расход ГСМ по нормам (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  23.09.2020 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.