Суточные за командировку

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем, что если работник по личным причинам выезжает в командировку на день-два раньше, то более ранний выезд необходимо согласовать с руководством организации. При отсутствии письменного разрешения возможны споры с налоговым органом.

Суточные же призваны компенсировать дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства и выплачиваются за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения (п. 11 Положения о командировках).

Суточные за время вынужденной остановки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения).

По данному вопросу существует два мнения:

Позиция 1.  Если нерабочий день не являлся днем командировки, суточные не платят.

Позиция 2.  Суточные можно возместить (см. последствия п.3)

1. 1. Если работник по личным причинам выезжает в командировку на день-два раньше, то более ранний выезд необходимо согласовать с руководством организации.

Так, в рассмотренной выше ситуации срок командировки по приказу руководителя — с 15 по 19 мая, при этом работником представлены проездные документы, датированные 13 (туда) и 19 (обратно) мая. Исключить возможный спор с налоговой инспекцией поможет служебная записка от командированного сотрудника, в которой указано, что по личным обстоятельствам ему необходимо выехать в место командировки раньше (13 мая). На этой служебной записке должна стоять виза руководителя, разрешающая более ранний выезд.

При наличии таких документов (приказ о направлении в командировку плюс служебная записка), во-первых, однозначно определяется срок командировки (с 15 по 19 мая) и, во-вторых, у бухгалтера есть все основания включить стоимость билета на 13 мая (несмотря на то, что командировка начинается с 15 мая) в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения…

«Упрощенка: доходы минус расходы» (3-е издание, переработанное и дополненное) (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2017) {КонсультантПлюс}

 

2. Вопрос: Направленный в однодневную командировку работник в связи с непредвиденной задержкой в выполнении задания остался ночевать в гостинице, согласовав это с руководителем. Вернулся на следующее утро (нерабочая суббота). Стала ли эта однодневная командировка многодневной? Нужно ли доплатить работнику суточные и компенсировать работу в выходной день? Если да, то в каком размере — пропорционально времени, затраченному на проезд, или за весь день?

Ответ: Если направленный в однодневную командировку работник в связи с непредвиденной задержкой в выполнении задания остался ночевать в гостинице, согласовав это с руководителем, и вернулся на следующее утро (нерабочая суббота), то однодневная командировка стала многодневной, поэтому работнику нужно доплатить суточные и компенсировать работу в выходной день — пропорционально времени, затраченному на проезд.

{Вопрос: …Работник задержался в однодневной командировке и вернулся на следующий день (выходной), согласовав это с руководителем. Нужно ли доплатить суточные и компенсировать работу в выходной? (Консультация эксперта, 2016) {КонсультантПлюс}}

 

Позиция 1:

3. 3.3. Если работник по собственной инициативе и по согласованию с работодателем выехал к месту командирования ранее даты, указанной в приказе о направлении его в командировку (например, работник выезжает в пятницу вечером, притом что прибыть в место назначения ему необходимо в понедельник; см. с. 284), то возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных), производится только с того дня, когда работник приступает к выполнению служебного задания на основании приказа и (или) служебного задания (для рассматриваемого примера — с понедельника).

Так же решается вопрос, когда работник выполнил поручение (например, в пятницу), но по личной инициативе остался в месте командирования на выходные и выезжает к постоянному месту работы в воскресенье. В этом случае начиная с субботы дополнительные расходы не возмещаются (см. также Письмо Минфина России от 10.03.2006 N 03-05-01-04/54).

Если работодатель все же возмещает работнику расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), за «лишние» дни, то соответствующие суммы:

— не включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (т.е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль);

— включаются в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ;

— включаются в базу для начисления страховых взносов.

Аналогично в доход работника будут включены суммы оплаты (возмещения) стоимости проживания в гостинице в субботу и воскресенье (по окончании командировки).

«Заработная плата в 2018 году» (21-е издание, переработанное и дополненное) (Воробьева Е.В.) («АйСи Групп», 2018) {КонсультантПлюс}

4. Для наглядности

Пример 1. Сотрудник направляется в командировку в Санкт-Петербург. Он должен отправиться в понедельник. Но ему очень хочется побродить по историческим местам, посетить музеи и театры, а во время командировки это сделать не удается. Поэтому с согласия руководства он приобретает билет на пятницу и уезжает вечером, дабы провести в этом славном городе выходные.

В данном случае мы не должны оплачивать сотруднику суточные и наем жилья за пятницу и выходные, ведь он официально должен быть в командировке только с понедельника. А проезд оплачивается полностью. Поскольку работник выехал в командировку раньше, используя только выходные дни, то оплата организацией проезда не приведет к возникновению у него экономической выгоды. И все оплаченные сотруднику расходы уменьшают базу по налогу на прибыль…

Статья: Командировочка образовалась (Хитрова С.) («Московский бухгалтер», 2013, N 6) {КонсультантПлюс}

 

5. Вопрос: Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные дни. В понедельник прибыл на работу и отчитался за командировку: суточные — 5 дней, проживание в гостинице — 5 дней, ж/д билеты к месту командировки и обратно. Как правильно в этом случае учесть расходы?

Ответ: Их нужно учесть как обычные командировочные расходы. Минфин не возражает против признания в такой ситуации стоимости обратного билета в налоговом учете <1>. Главное, чтобы на задержку в Москве на выходные было согласие руководителя.

Не является стоимость обратного билета и облагаемым НДФЛ доходом работника. Ведь срок задержки незначителен и работодателю в любом случае пришлось бы оплачивать работнику дорогу обратно, следовательно, экономической выгоды у работника нет <2>.

(!) А вот расходы на проживание в выходные дни работодатель возмещать работнику в вашем случае не обязан. Если же возместить траты, то их не получится учесть в «прибыльных» расходах. К тому же надо будет исчислить НДФЛ и страховые взносы со стоимости проживания.

———————————

<1> Подпункт 12 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина России от 30.04.2015 N 03-03-06/1/25283, от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34813.

<2> Статья 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234.

{Вопрос: Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные дни. В понедельник прибыл на работу и отчитался за командировку: суточные — 5 дней, проживание в гостинице — 5 дней, ж/д билеты к месту командировки и обратно. Как правильно в этом случае учесть расходы? («Главная книга», 2016, N 18) {КонсультантПлюс}}

 

6. Нюансы возмещения

Суточные. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Организация оплачивает суточные только за те дни, в течение которых работник исполнял служебные обязанности, находясь в командировке (п. 11 Положения N 749). Сроки нахождения в месте командирования (в организации, в которую работник командирован) должны быть подтверждены соответствующими отметками в командировочном удостоверении работника. Поэтому, если работник по собственной инициативе задержался в командировке на выходные или остался там, чтобы провести свой отпуск, работодатель не обязан оплачивать ему суточные за эти «лишние» дни…

Статья: Командировочка образовалась (Хитрова С.) («Московский бухгалтер», 2013, N 6) {КонсультантПлюс}

 

7. …Здравствуйте! Сотрудник направлен в загранкомандировку на срок с 17 по 21 октября 2017 г. Однако он планирует остаться в месте командирования на выходные дни. Скажите, в каком размере в этом случае выплачиваются суточные за последний день командировки — установленном за дни нахождения за границей или же в размере, предусмотренном для командировок по территории РФ?

Все нюансы при направлении работников в служебные командировки установлены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение о командировках). Пунктом 11 данного Положения предусмотрено, что командированным работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК. При этом суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения о командировках. В этом пункте как раз определены особенности выплаты суточных работнику, направляемому в загранкомандировку. В нем сказано, что при следовании работника с территории РФ дата пересечения госграницы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в инвалюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения госграницы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

В рассматриваемой ситуации сотрудник в последний день загранкомандировки не пересекал границу РФ. Поэтому за этот день суточные выплачиваются по нормам, установленным за дни нахождения в командировке за пределами РФ. В то же время очевидно, что если бы сотрудник возвращался к месту работы в последний день командировки, то суточные ему за этот день выплачивались бы в рублях по нормам, установленным для служебных поездок по территории РФ. В связи с этим, а также учитывая, что рассматриваемая ситуация не регламентирована Положением о командировках, представляется, что порядок оплаты последнего дня командировки следует прописать в коллективном договоре или в нормативном акте организации…

{Статья: Сотрудник направлен в командировку: нестандартные ситуации («Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия», 2016, NN 42, 43) {КонсультантПлюс}}

 

Позиция 2:

8. Вопрос: Если мы отправляем сотрудника в командировку в пятницу на один день в Москву, однако сотрудник просит оставить его в Москве до воскресенья (чтобы погулять по городу), как оформить этот момент в бухгалтерии? Суточные выплачивать только за 1 день фактического исполнения служебного задания (за пятницу), а за субботу и воскресенье не выплачивать суточные? Какими документами оформить его задержку в Москве (заявление личное о желании остаться в Москве еще на 2 дня)?

Ответ: Законодательством не установлена возможность задержки работника в командировке по его личной просьбе. Днем приезда из командировки считается день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. В связи с этим полагаем, что работнику следует выплатить суточные за все дни нахождения в командировке…

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (п. 7 вышеуказанного Положения).

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя…

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

{Вопрос: …Сотрудник, направленный в командировку в пятницу на один день, задержался там по личной инициативе до воскресенья. Как работодателю выплатить суточные: за 1 день или за все дни нахождения в командировке? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2018) {КонсультантПлюс}}

 

9.Как обосновать и документально подтвердить расходы

… При издании приказа на командировку следует указать, что в случае, если сотрудник воспользовался правом, предоставленным локальным нормативным актом, и согласно заявлению остался в месте выполнения командировочного задания на выходные (нерабочие праздничные дни), то суточные за эти дни ему не выплачиваются. А вот за день возвращения из командировки выплата суточных правомерна…

Статья: Продление командировки по личной просьбе работника. Как избежать проблем с учетом расходов? (Ларина А.) («Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии», 2013, N 10) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  12.03.2019 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.