Транспортные расходы. Какими документами они должны быть подтверждены.

Рассмотрев ваш вопрос,  поясняем, что первичные документы к акту должны быть в зависимости от того какие услуги предоставляются для вашей компании. В случае наличия договора перевозки груза подтверждение затрат организации на перевозку груза осуществляется на основании транспортной накладной (Письмо Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110).

В случае заключения договора транспортной экспедиции (посреднического договора) (ст 41 ГК РФ), он подтверждается следующими документами:

— договор транспортной экспедиции;

— акт сдачи-приемки оказанных услуг;

— экспедиторские документы;

— доверенность на право заключения договора перевозки от имени клиента, договор перевозки, доверенность, выданная экспедитором организации-перевозчику на право последней получить груз (в случае, если транспортировка осуществляется третьим лицом);

— перевозочные документы (копии). При этом транспортная накладная является основным перевозочным документом, оформляемым экспедитором вне зависимости от того, чьим транспортом осуществляется перевозка. Транспортная накладная соответствует транспортному средству (п. п. 9, 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). Поэтому у экспедитора можно запросить копии транспортных накладных, и лучше  прописать это условие в договоре.

1.

Транспортная накладная является первичным учетным документом, применение установленной формы которого обязательно при заключении договора на перевозку грузов автомобильным транспортом (ч. 2, 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, ч. 1, 2 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

Транспортная накладная (ТН) — это перевозочный документ, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки. Накладная подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 20 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, п. п. 6, 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Транспортную накладную оформляют, когда товар (груз) покупателю доставляет:

• транспортная компания;

Выписывает транспортную накладную грузоотправитель (то есть та организация, которая заказывает перевозку груза), если в договоре перевозки не установлено иное. В договоре перевозки стороны могут установить, что накладную должен выписать сам перевозчик (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

 

Применяется ли транспортная накладная при доставке товара с привлечением экспедитора по договору транспортной экспедиции

Да, применяется. В случае когда груз покупателю доставляет сам экспедитор, договор транспортной экспедиции содержит элементы договора перевозки груза (п. 3 ст. 421 ГК РФ). Соответственно, должна составляться транспортная накладная (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Если экспедитор в рамках договора транспортной экспедиции заключает договор перевозки груза с транспортной компанией, то на перевозку также оформляется транспортная накладная, которая подтверждает расходы на перевозку (Письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.2012 N 16-15/099196@). По нашему мнению, если покупатель не является грузополучателем по такому договору (например, если в соответствии с договором перевозки груз доставляется в пункт погрузки на другой вид транспорта), то экспедитор должен предоставить покупателю копию транспортной накладной.

Готовое решение: В каких случаях надо оформлять транспортную накладную, а в каких — товарно-транспортную накладную (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

2.

Вопрос: Для доставки товара до склада нашего покупателя мы заключили договор транспортной экспедиции. По условиям этого договора экспедитор сам перевозит товар на своем автомобиле и выдает нам экспедиторскую расписку, а также акт оказанных услуг. Должны ли мы оформить еще и транспортную накладную? И если должны, то кого нужно указать в качестве грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя?

 

Ответ: Да, в этом случае транспортную накладную оформить нужно. Она нужна для учета затрат на услуги перевозчика и для вычета НДС.

Поскольку экспедитор сам доставляет товар до покупателя, он является и перевозчиком товара. Договор транспортной экспедиции в этом случае носит смешанный характер — содержит в себе элементы договора транспортной экспедиции и договора перевозки <1>. А перевозка с использованием автотранспорта оформляется транспортной накладной <2>. В качестве грузоотправителя в ней вы должны указать вашу организацию, перевозчик — это экспедитор, а грузополучатель — ваш покупатель.

———————————

<1> п. 3 ст. 421, статьи 785, 801 ГК РФ.

<2> п. 20 ст. 2, ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Устав автомобильного транспорта); пп. 6, 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 N 272 (далее — Правила N 272); Письма Минфина от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110; ФНС от 10.08.2018 N АС-4-15/15570@.

Вопрос: Для доставки товара до склада мы заключили договор транспортной экспедиции. Экспедитор сам перевозит товар на своем автомобиле и выдает нам расписку, а также акт оказанных услуг. Должны ли мы оформить транспортную накладную? Если должны, то кого указать в качестве грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя? («Главная книга», 2020, N 3) {КонсультантПлюс}

3.

9. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
10. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (ред. от 14.08.2020) «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» {КонсультантПлюс}

4.

Обратите внимание! Минфин неоднократно подчеркивал, что документальным подтверждением заключения договора перевозки груза является транспортная накладная, составленная грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) на основании п. 6 Правил по форме согласно Приложению 4. Таким образом, в случае наличия договора перевозки груза подтверждение в целях исчисления налога на прибыль затрат организации на перевозку груза осуществляется на основании транспортной накладной (см. Письма от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110, от 21.12.2017 N 03-03-06/1/85703, от 06.09.2016 N 03-03-06/1/52112, от 28.03.2016 N 03-03-06/1/17056, от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407, от 06.11.2014 N 03-03-06/1/55918).

Статья: О документальном подтверждении расходов на доставку товара (Ермошина Е.Л.) («Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2018, N 10) {КонсультантПлюс}

 

5.

Транспортную накладную оформляют при заключении договора перевозки автомобильным транспортом. Она подтверждает прием и сдачу груза перевозчиком и расходы на перевозку для налога на прибыль (Письмо Минфина России от 15.10.2018 N 03-03-06/1/73696).

Типовая ситуация: Товаросопроводительные документы: основные виды и назначение (Издательство «Главная книга», 2019) {КонсультантПлюс}

6.

Оказание транспортно-экспедиционных услуг

… Если договорные обязательства по перевозке груза экспедитор выполняет не самостоятельно, а привлекает к этому третье лицо, то деятельность экспедитора рассматривается в качестве посреднической.

О том, что к деятельности экспедитора могут применяться правила о договоре комиссии, агентирования или поручения, сказано в Письмах УМНС России по городу Москве от 12.03.2001 N 02-11/11705 и УФНС России по городу Москве от 05.04.2005 N 20-12/22797…

Чтобы услуги экспедитора носили посреднический характер, необходимо:

1) составить договор транспортной экспедиции таким образом, чтобы из него четко следовало, что экспедитор за счет клиента организует перевозку груза, причем в договоре следует указать, от чьего имени экспедитор будет заключать договор на перевозку груза с третьими лицами — от своего имени или от имени клиента.

Если для выполнения экспедитором своих обязанностей ему необходима доверенность, то клиент обязан ему ее выдать (пункт 2 статьи 802 ГК РФ).

 

2) Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно Приложению N 4 (пункт 6 Правил перевозки грузов).

Таким образом, в рамках оказания услуг транспортной экспедиции для подтверждения расходов на перевозку грузов оформляются:

— договор транспортной экспедиции;

— акт сдачи-приемки оказанных услуг;

— экспедиторские документы;

— доверенность на право заключения договора перевозки от имени клиента, договор перевозки, доверенность, выданная экспедитором организации-перевозчику на право последней получить груз (в случае, если транспортировка осуществляется третьим лицом);

— перевозочные документы.

При этом транспортная накладная является основным перевозочным документом, оформляемым экспедитором вне зависимости от того, чьим транспортом осуществляется перевозка…

3. Несмотря на то что ГК РФ не выдвигает такого требования к экспедитору, ему, как и обычному посреднику, следует отчитаться перед клиентом, что будет являться дополнительным подтверждением, что деятельность экспедитора является посреднической.

К отчету необходимо приложить копии перевозочных документов, полученных от перевозчика (договор на оказание услуг по перевозке, акт об оказании услуг, товарно-транспортные, железнодорожные накладные, счета-фактуры перевозчика и так далее).

Услуги, самостоятельно оказанные экспедитором, следует оформить актом приема-передачи услуг, причем в акте следует избегать расплывчатых формулировок, а конкретно указывать, какие услуги оказаны экспедитором и какова их стоимость.

 

Если услуги экспедитора рассматриваются как посреднические, то отражение операций по договору транспортной экспедиции в бухгалтерском учете экспедитора производится как у обычного посредника.

Пример. Организация «A» заключила с организацией «B» договор транспортной экспедиции, по которому она от своего имени, но за счет «B» организует перевозку груза автомобильным транспортом…

«Посреднические услуги» (3-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2018) {КонсультантПлюс}

7.

Письмо ФНС России от 06.11.2018 N ЕД-4-2/21502@

Если перевозчик оказывает услуги с привлечением иных лиц, рекомендуем оформить приложение к договору со списком фактических исполнителей.

Он может понадобиться, если у проверяющих возникнут претензии по пп. 2 п. 2 ст. 54.1 НК РФ к вычетам по НДС и учтенным в целях налогообложения расходам. Исходя из разъяснений ФНС России в случае, когда стороны согласовали фактического исполнителя, который перевозит груз, его привлечение к перевозке не создает налоговых рисков.

Обзор основных изменений: Налогообложение по договору перевозки грузов автомобильным транспортом (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

8.

Продавец для документального подтверждения расходов в целях налога на прибыль выписывать транспортную накладную не обязан. Документами, подтверждающими оказание услуг по данному договору, являются экспедиторские документы.

Вопрос: Обязан ли продавец товаров выписывать транспортную накладную для подтверждения расходов по доставке товаров для целей налога на прибыль, если для доставки товаров покупателям заключен договор транспортной экспедиции, по которому экспедитор оказывает услуги по организации перевозки? (Консультация эксперта, 2020) {КонсультантПлюс}

9.

В силу Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 272 от 15.04.2011, заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем. Определение грузоотправителя содержится в Федеральном законе N 259-ФЗ от 08.11.2007 «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав). Согласно Уставу грузоотправитель — это физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной, следовательно, в случае привлечения к перевозке экспедитора, грузоотправителем должен выступать именно экспедитор, и, соответственно, информация о нем должна быть указана в разделе 2 транспортной накладной.

Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2014 по делу N А56-48556/2013 {КонсультантПлюс}

 

10.

Транспортная накладная — первичный документ типовой формы, составляемый при перевозке грузов автотранспортом. Заказчик на его основании признает расходы на перевозку, перевозчик — выручку (Письмо ФНС от 02.07.2019 N СД-4-3/12855@).

Транспортную накладную выписывает грузоотправитель вместе с перевозчиком при отправке груза. Грузополучатель расписывается в накладной при получении груза (п. 6 Правил перевозок грузов автотранспортом).

Грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать, например, если перевозку заказывает покупатель товара. В таком случае в разд. 1 и 2 будут указаны одни и те же реквизиты, но адреса погрузки и выгрузки будут разными. В разд. 8 могут стоять прочерки (п. 11 Правил перевозок грузов автотранспортом).

Типовая ситуация: Как заполнить транспортную накладную (Издательство «Главная книга», 2019) {КонсультантПлюс}

 

11.

Таким образом, в случае наличия договора перевозки груза подтверждение затрат организации на перевозку груза осуществляется на основании транспортной накладной.

Вопрос: О документальном подтверждении затрат организации на перевозку груза в целях налога на прибыль. (Письмо Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110) {КонсультантПлюс}

 

12.

С учетом изложенного, считает Минфин России, в целях подтверждения расходов при оказании услуг транспортной экспедиции в рамках гл. 25 НК РФ достаточно экспедиторских документов, а также любых документов, подтверждающих фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (см. Письмо от 22.03.2017 N 03-03-06/1/16317).

Вопрос: Какими документами можно подтвердить расходы, понесенные в рамках договора транспортной экспедиции? («Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2017, N 5) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  26.12.2020 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.