Интересует позиция ФНС РФ и Минфина РФ о порядке заполнения путевого листа?

На Ваш вопрос сообщаем, что форма путевого листа организацией, которая не является автотранспортной, может быть разработана самостоятельно в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Автотранспортные организации также могут не применять унифицированную форму путевого листа, однако в самостоятельно разработанной форме им следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).

До 1 января 2013 г. контролирующие органы поясняли, что для документального подтверждения понесенных расходов используется самостоятельно разработанный путевой лист, который должен содержать обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308, от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268). Однако, по мнению судебных органов, было достаточно отразить в нем все реквизиты, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете (Постановления ФАС Московского округа от 31.08.2010 N КА-А40/9859-10, ФАС Уральского округа от 25.08.2011 N Ф09-5209/11, ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 N А42-3168/2011).

Путеводитель по налогам. Практическое пособие по налогу на прибыль {КонсультантПлюс}

1. Путевой лист является основным первичным документом, подтверждающим расходы на ГСМ (Письма ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ и УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).
   В настоящее время утверждены унифицированные формы путевых листов для различных типов автомобилей: легкового, грузового, специализированного, строительного, автобуса. Все они приняты Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление N 78)….

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Порядка):
1) наименование (тип транспортного средства) и номер путевого листа (в хронологическом порядке) (п. 12 Порядка);
2) срок действия путевого листа: число, месяц, год либо (если на один день) даты начала и окончания срока (до месяца) (п. 10 Порядка);
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства: Ф.И.О. предпринимателя, почтовый адрес, номер телефона (п. 5 Порядка);
4) сведения о транспортном средстве: тип; модель; госномер; даты, время и показания одометра (полные км пробега) при выезде из гаража (депо) и заезде в гараж (депо) (п. 6 Порядка);
5) сведения о водителе: Ф.И.О., дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (п. 7 Порядка).

Как видно, маршрут следования не указан в списке обязательных реквизитов путевого листа. Однако чиновники считают, что его следует указать, иначе не будет подтвержден факт использования автомобиля в служебных целях (Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253 и от 19.06.2006 N 20-12/54213@). Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Статья: Какие первичные документы бизнесмену нужно разработать самостоятельно? (Косульникова М.) («Арсенал предпринимателя», 2016, N 2) {КонсультантПлюс}

• Для документального подтверждения пробега и использования автомобиля в производственных целях необходимо учитывать следующее. Приказом Министерства транспорта РФ от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Так, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили.
  Согласно письму Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, поименованные в приказе N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
  Основание: письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6.{<Письмо> УФНС РФ по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268 <Об учете в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение ГСМ> {КонсультантПлюс}}
• … как разъясняют специалисты Минфина России, обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700). Такой подход следует, в частности, применять и в отношении первичного документа, служащего для учета и контроля работы транспортного средства, — путевого листа. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Обязательные реквизиты и порядок), изданного во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».{Вопрос: …Организация ведет строительный контроль на объекте заказчика в другом городе. Обособленного подразделения нет. Строители выехали в командировку на объект стройки на служебном автомобиле. Правомерно ли учесть расходы на ГСМ по автомобилю в целях исчисления налога на прибыль? Должна ли организация оформлять путевые листы и проводить медицинские осмотры работников? (Консультация эксперта, 2015) {КонсультантПлюс}}
• Минфин России не раз отмечал, что при заполнении путевого листа водителю необходимо отразить весь маршрут движения по всем пунктам следования автомобиля (Письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).
  Дело в том, что цель составления путевого листа — подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
  Указанные разъяснения финансовое ведомство давало в отношении самостоятельно разработанных форм путевых листов в тот период, когда автотранспортные компании обязаны были применять унифицированные формы. Напомним, что на оборотной стороне этого документа организация отражала информацию о маршруте следования автомобиля: место отправления и назначения, время выезда и возвращения, количество пройденных километров.
  По мнению авторов, приведенные доводы чиновников справедливы и в настоящее время, поскольку сейчас все компании могут утвердить свою форму путевого листа…
  Минфин России напомнил, что если сотрудник компании использует служебный автомобиль без путевых листов и иных подтверждающих документов, то у такого физлица возникает экономическая выгода (ст. 41 НК РФ).
  Следовательно, из заработной платы и иного дохода водителя компании-работодателю в качестве налогового агента придется удержать НДФЛ (Письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243). Или сообщить сотруднику и инспекторам о невозможности такого удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ).Статья: Как сейчас Минфин России рекомендует оформлять путевые листы, чтобы не было проблем с налоговой (Иванов М., Щукин В.) («Российский налоговый курьер», 2014, N 19) {КонсультантПлюс}
• Итак, обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля, а также порядок его заполнения следующие (Письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 30.11.2012 N 03-03-07/51):…
  На оборотной стороне путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля, который записывается по всем пунктам следования автомобиля (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 «О путевых листах»), однако полное (детальное) описание маршрута не обязательно (хотя и допустимо) (Постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу N А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 отказано в передаче дела N А55-23291/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного Постановления)).В целях обоснования расходов по налоговому учету особое внимание следует уделить реквизитам, приведенным в табл. 11 (она соответствует табл. 2.7.1 из Письма ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@ «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров» (вместе с Порядком замены (корректировки) существенных сведений (товар, грузополучатель, пункт поставки и т.п.) в товаросопроводительных документах).Гл. 10, Тематический выпуск: Учет автомобильного транспорта и специальной техники (Галенко В.Ю.) («Экономико-правовой бюллетень», 2015, N 12) {КонсультантПлюс}
• Налоговый кодекс РФ не разъясняет, можно ли применить вычет, если путевые листы отсутствуют либо составлены с нарушением или нарушением унифицированной формы.
  Официальной позиции нет.
  Есть судебные акты, в которых указано, что законодательство РФ не предусматривает наличия путевых листов в качестве обязательного условия для применения вычетов. Кроме того, если путевые листы имеют неточности или отсутствуют, это также не является основанием для отказа в вычете.Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  08.06.2016 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.