Применение ККТ

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем, по первому вопросу:

Если организация возмещает сотруднику, понесенные  расходы, по приказу руководителя, то полагаем, что данное возмещение не попадает под определение «расчеты» (абз.18 ст.1.1 Закона 54-ФЗ), соответственно Вы не должны применять ККТ. Если же организация приобретает ТМЦ у сотрудника по договору купли-продажи (см. материал, представленный ниже), то в данном случае организация должна применить ККТ (Письмо ФНС России от 14.08.2018 N АС-4-20/1570).

Относительно второго вопроса, при покупке товара через подотчетное лицо у организации или ИП, независимо от того как происходит оплата, наличными деньгами либо с предъявлением электронного средства платежа (например, корпоративной картой), ККТ применять не нужно. (Письмо ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@; Письмо Минфина России от 10.08.2018 N 03-01-15/56554).

1.  В соответствии с абзацем восемнадцатым статьи 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ под термином «расчеты» понимается прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ ККТ, включенная в реестр контрольно-кассовой техники, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом.

Учитывая изложенное, выдача сотруднику организации заработной платы, материальной помощи и других выплат, а равно выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ и, следовательно, не требует применения ККТ.
{<Письмо> ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@ «О представлении разъяснений» {КонсультантПлюс}}

 

2.  Способ N 1. Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ).

Соответственно, сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат.

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219). При этом в данных Письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.
Статья: Работник купил материалы за свой счет, и ему нужно компенсировать расходы (Сазонова Н.Г.) («Упрощенка», 2014, N 1) {КонсультантПлюс}

 

3. Способ N 2. Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи

Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус — у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (Письмо Минфина России от 07.12.2011 N 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связанных с покупкой этих ценностей (пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.
Статья: Работник купил материалы за свой счет, и ему нужно компенсировать расходы (Сазонова Н.Г.) («Упрощенка», 2014, N 1) {КонсультантПлюс}

 

4. Форма отчета о произведенных работником хозяйственных расходах в пользу организации разрабатывается и утверждается организациями самостоятельно с учетом требований, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом организация вправе выбрать и унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Сроки представления такого отчета могут быть определены локальным актом организации.

Выдача наличных денег из кассы организации может производиться по заявлениям (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

———————————————————————————————————————

Расходы, произведенные конкретным работником для хозяйственных нужд организации и возмещенные ему впоследствии на основании подтверждающих документов (заявлений работников о возмещении средств, соответствующих приказов руководителя и т.п.), не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды работника и признаваться его доходом. Поэтому они не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц (Письма Минфина России от 8 апреля 2010 г. N 03-04-06/3-65 и от 25 июля 2006 г. N 03-05-01-04/219).
«Расчеты с работниками организации по суммам, выданным под отчет, и по прочим операциям» (Тепляков А.Б.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2016) {КонсультантПлюс}

 

5. Корпоративная банковская карта — это один из видов электронных средств платежа (п. 19 ст. 3 Закона N 161-ФЗ).

При оплате электронными средствами платежа без его предъявления между организациями, между организацией и индивидуальным предпринимателем или между индивидуальными предпринимателями ККТ не применяется (п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Следовательно, если при оплате товаров, работ, услуг сотрудник организации не предъявляет корпоративную карту, то ККТ не применяется.

Если же сотрудник, осуществляя платеж, предъявляет корпоративную карту контрагенту, то ККТ применяет контрагент. На наш взгляд, у организации нет обязанности повторно по этой сумме уже у себя пробивать чек.
Статья: Операции с наличностью. Новые правила применения ККТ (Спиридонова Н.) («Финансовая газета», 2018, NN 16, 17) {КонсультантПлюс}

 

6. Минфин и ФНС дали важные разъяснения по применению онлайн-касс

Нужен ли чек при расчетах с подотчетниками, с физлицами по ГПД, читайте в нашем обзоре.

Покупки через подотчетников

Независимо от того, какие документы на руках у подотчетника, чек пробивает только продавец. Оба ведомства подтвердили, что это касается и ситуации, когда подотчетник показал продавцу доверенность и между организациями заключен договор.

Однако ФНС делает исключение из правила — подотчетник обязан пробить чек, если покупает у физлица товары для перепродажи.

Также налоговики подтвердили, что при выдаче денег под отчет и возврате сотрудником неизрасходованных сумм онлайн-кассу применять не нужно.

———————————————————————————————————————

Ситуация 2. Организация или ИП покупает товар, работу, услугу у физлица

Ведомства отметили, что покупатель не должен пробивать кассовый чек. Но ФНС делает исключение из правила — организация обязана пробить чек, если покупает у физлица товары для перепродажи.

Продавец, как физлицо, ККТ не применяет.

Пример: организация арендует квартиру у физлица. При любой форме оплаты чек не обязана выбивать ни одна из сторон.

Документы: Письмо ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@

Письмо ФНС России от 14.08.2018 N АС-4-20/15707

Письмо Минфина России от 10.08.2018 N 03-01-15/56554

«КонсультантПлюс: Новости для бухгалтера с 20 по 24 августа 2018 года» {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  12.09.2018 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.