Что делать если выдали чек неустановленного образца?

Рассмотрев Ваш вопрос, поясняем, что если онлайн-чек не содержит какого-либо из обязательных реквизитов (ст 4.7 54-ФЗ), то такой документ не отвечает условиям ст. 252 НК РФ, т.е. уменьшить доходы на сумму расходов по указанному документу нельзя. Поэтому при наличии любых ошибок в оформлении кассового онлайн-чека во избежание проблем с учетом расходов организации лучше обратиться к продавцу для замены такого документа.

Наличие у подотчетника доверенности от организации, для которой он приобретает товары (работы, услуги), позволяет организации-продавцу установить, что покупателем является организация. И с 01.07.2019 продавец должен внести в чек ККТ дополнительную информацию: наименование Покупателя и его ИНН. Если у подотчетника нет доверенности, то продавец применяет ККТ в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

В случае принятия бухгалтерией чеков ККТ, которые не содержат какие-либо обязательные реквизиты, то существует риск включения таких расходов по подотчетным деньгам в доход работника. Вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов по неподтвержденным израсходованным суммам рассмотрен в Письме Минфина России от 1 февраля 2018 года N 03-04-06/5808.

1. Ситуация 1. Работник отчитался онлайн-чеком,в котором допущены ошибки

Требования к оформлению кассового чека приведены в Законе N 54-ФЗ

При проверке документов, приложенных к авансовым отчетам, у бухгалтера может возникнуть вопрос: а является ли кассовый онлайн-чек, в котором нет одного или нескольких обязательных реквизитов, подходящим документом для учета подотчетных расходов при исчислении налога на прибыль?

Получается, что ошибки в онлайн-чеке не делятся на существенные и несущественные. При отсутствии в нем любого из обязательных реквизитов чек не будет являться документом, подтверждающим подотчетные затраты.

Статья: Проблемы с «подотчетными» онлайн-чеками (Капанина Ю.В.) («Главная книга», 2017, N 18) {КонсультантПлюс}

 

2.Кассовый чек и бланк строгой отчетности, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, содержат с учетом положений пункта 1.1 настоящей статьи следующие обязательные реквизиты:

(в ред. Федерального закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ)

наименование документа;

порядковый номер за смену;

дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях — адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах — наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети «Интернет» — адрес сайта пользователя);

наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя — пользователя;

идентификационный номер налогоплательщика пользователя;

применяемая при расчете система налогообложения;

признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) — приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) — расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, — возврат расхода);

наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена (в валюте Российской Федерации) за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость);

(в ред. Федерального закона от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость);

форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также сумма оплаты наличными деньгами и (или) в безналичном порядке;

(в ред. Федерального закона от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов, осуществленных с использованием автоматических устройств для расчетов, применяемых в том числе при осуществлении расчетов в безналичном порядке в сети «Интернет»);

(в ред. Федерального закона от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

регистрационный номер контрольно-кассовой техники;

заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;

фискальный признак документа;

адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;

абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или идентифицирующих такие кассовый чек или бланк строгой отчетности признаков и информации об адресе информационного ресурса в сети «Интернет», на котором такой документ может быть получен;

адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;

порядковый номер фискального документа;

номер смены;

фискальный признак сообщения (для кассового чека или бланка строгой отчетности, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых оператору фискальных данных);

QR-код.

(абзац введен Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

ст. 4.7, Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» {КонсультантПлюс}

3.

Следовательно, налоговые органы на практике зачастую рассматривают документальную подтвержденность не только расходов по приобретению товаров (работ, услуг), но и сам факт их реальной оплаты. При этом основанием для отказа в принятии к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль, может стать только совокупность доказательств получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Иными словами, отсутствие кассового чека или наличие кассового чека, не соответствующего требования Закона N 54-ФЗ, может повлечь за собой риски в непризнании расходов только при наличии иных пороков (формальность документального оформления при отсутствии реальной хозяйственной операции; недостоверные данные в документах, недобросовестность контрагента и т.д.).

Тематический выпуск: Налог на прибыль: актуальные вопросы из практики налогового консультирования (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2019, N 7) {КонсультантПлюс}

4.

Поэтому, по нашему мнению, если кассовый чек оформлен в полном соответствии с требованиями Закона РФ N 54-ФЗ, то он в полной мере может служить документальным подтверждением осуществленного расхода в целях налогового учета.

С учетом изложенного мы считаем, что чеки ККМ можно принять к учету в обоснование расходов, если они содержат все обязательные реквизиты согласно Закону РФ N 54-ФЗ (более того, у организации есть возможность проверить их достоверность на сайте ФНС).

Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ в ст. 4.7 Закона РФ N 54-ФЗ был введен п. 6.1, вступивший в силу с 01.07.2019.

Согласно данной норме кассовый чек или БСО, сформированные при осуществлении расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, наряду с реквизитами, указанными в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, должны содержать следующие реквизиты:

— наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);

— ИНН покупателя (клиента).

Следовательно, после 01.07.2019 при расчетах с юридическим лицом или ИП продавец обязан указывать в кассовом чеке наименование организации-покупателя и ее ИНН.

В случаях, когда подотчетное лицо приобретает товары, работы, услуги для организации, то оно может действовать как от своего имени в качестве физического лица, так и от имени юридического лица (ИП) — своего работодателя. Во втором случае подотчетное лицо должно предъявить продавцу доверенность на осуществление действий по приобретению тех или иных ценностей (услуг).

Тематический выпуск: Налог на добавленную стоимость: актуальные вопросы из практики налогового консультирования (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2019, N 8) {КонсультантПлюс}

5.

Расчеты через подотчетных лиц. ККТ применяется при наличных расчетах с подотчетным лицом организации-покупателя. При этом подотчетник формировать кассовый чек не должен. Наличие у подотчетника доверенности от организации, для которой он приобретает товары (работы, услуги), позволяет организации-продавцу установить, что покупателем является организация. Если у подотчетника нет доверенности, то продавец применяет ККТ в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Статья: Путеводитель. Онлайн-ККТ-2019 (Лютенко Е.) («Расчет», 2019, N 5-6) {КонсультантПлюс}

6.

Идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор. В случае соблюдения указанных условий расчет осуществляется между организациями, и при таком расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое реализует товары (работы, услуги), с выдачей (направлением) кассового чека.

В случае если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного (например, что могло быть достигнуто предъявлением подотчетным лицом доверенности), то ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Кроме этого, в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» реквизитный состав кассового чека, сформированного при осуществлении расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, наряду с реквизитами, указанными в пункте 1 статьи 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ, должен содержать, в частности, следующие реквизиты: наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя) и идентификационный номер налогоплательщика покупателя (клиента). Данные положения вступают в силу с 01.07.2019.

Указание данных реквизитов в кассовом чеке позволит оформить расчет одним чеком с идентификацией обеих сторон в качестве организаций.

Вопрос: О применении ККТ при расчетах с подотчетным лицом организации (ИП) и реквизитах кассового чека. (Письмо Минфина России от 05.09.2018 N 03-01-15/63182) {КонсультантПлюс}

 

7.Таким образом, в случае отсутствия в кассовом чеке реквизитов юридического лица (подотчетное лицо не предъявило доверенность при оплате или не сообщило о том, что товар приобретается для организации) произведенные расходы могут быть приняты к налоговому учету на основании иных надлежаще оформленных документов, подтверждающих осуществление расходов для целей организации. Такой подход к учету расходов применим и в случае отсутствия договора между организациями или доверенности на совершение расчетов от имени организации. При этом следует понимать, что придется обосновывать принятие к учету таких первичных документов в части их связи с деятельностью организации.

Вопрос: Можно ли включать в расходы в целях налогообложения оплату по кассовому чеку, в котором не указаны реквизиты юридического лица? (Консультация эксперта, Минфин России, 2019) {КонсультантПлюс}

 

8.Для отражения затрат в бухгалтерском учете достаточно авансового отчета и объяснительной, полученной от работника. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен на основании первичного документа, в частности им может являться бухгалтерская справка, составленная по факту утраты чеков.

В налоговом учете все сложнее, расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и оформленными в соответствии с требованиями законодательства.

Подтверждением того, что работник действительно совершал покупки, могут являться любые документы, которые будут свидетельствовать о произведенных тратах. Сотрудник может обратиться к продавцу (поставщику) с просьбой предоставить копии закрывающих документов. Если они были составлены на юридическое лицо, то в данном случае возможно получить дубликаты.

А что делать, если оплата была произведена наличными от имени физического лица и чек был утерян? Если работник представит копию кассового чека, то данный первичный документ подтвердит расходы, но в целях налога на прибыль «первичкой» все равно будет являться только оригинал чека.

Минфин России еще в 2008 году в своем Письме от 17 сентября N 03-03-07/22 указал, что при подтверждении расходов могут быть использованы копии чека, но только если они выцвели, нечитаемые и к ним приложен оригинал чека.

Таким образом, даже если сотрудник не представит оправдательные документы, но затраты были реально им понесены, то расходы могут быть ему возмещены на основании распоряжения руководителя.

В бухгалтерском учете с отражением таких трат сложностей не возникает, так как они могут быть оформлены бухгалтерской справкой, а вот для принятия расходов в налоговом учете необходимы оригиналы документов.

Статья: Деньги под отчет: товар есть, документов нет (Сидоркина С.) («Расчет», 2019, N 8) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  07.10.2019 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.