В каких случаях можно отозвать сотрудника по его инициативе?

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем, что согласно действующему законодательству работник не вправе в одностороннем порядке прервать уже предоставленный ему ежегодный оплачиваемый отпуск и выйти на работу. Единственный законный способ прервать уже предоставленный ему ежегодный оплачиваемый отпуск — оформить отзыв из отпуска. Это следует из ч. 1, 2 ст. 123, ч. 2 ст. 125 ТК РФ. Прежде чем согласовать отзыв работника из отпуска, убедитесь, что его можно отозвать из ежегодного отпуска (например, беременных отзывать нельзя) (ч. 3 ст. 125 ТК РФ). Также, если решаете, соглашаться ли на досрочный выход работника из отпуска, учитывайте следующее. Новые даты неиспользованных дней отпуска выбираете не вы, а работник.

ТК РФ не содержит положений, регулирующих вопросы перерасчета суммы излишне выплаченных отпускных. По нашему мнению, после отзыва работника из отпуска ему должна начисляться заработная плата, поэтому часть отпускных за неиспользованные дни отпуска является излишне выплаченной суммой. Зачесть данную сумму в счет заработной платы за отработанное после отзыва из отпуска время работодатель по своей инициативе не вправе (ст. 137 ТК РФ).

1. Как оформить досрочный выход из ежегодного оплачиваемого отпуска по инициативе работника

 

1. Какое заявление может подать работник, если хочет досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска

Пусть работник напишет вам заявление, что согласен с отзывом его из отпуска. Дело в том, что работник не вправе в одностороннем порядке прервать уже предоставленный ему ежегодный оплачиваемый отпуск и выйти на работу. Поступив так, он нарушит, в частности, график отпусков, который обязателен и для вас, и для работника. Единственный законный способ прервать уже предоставленный ему ежегодный оплачиваемый отпуск — оформить отзыв из отпуска. Это следует из ч. 1, 2 ст. 123, ч. 2 ст. 125 ТК РФ.

Такое заявление необязательно по закону, но часто оформляется на практике — им подтверждается согласие работника на отзыв из отпуска, обязательное по ч. 2 ст. 125 ТК РФ. Форма его произвольная (нормативной нет). Проверьте, чтобы он указал, в частности: свои Ф.И.О. и должность, согласие на отзыв его из отпуска, дату выхода на работу, период, на который желает перенести неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска, свою подпись и дату подачи им заявления.

Внимание! Некоторые считают, что в рассматриваемом нами случае работник должен написать заявление с просьбой прервать его отпуск и досрочно выйти на работу. Как мы указывали выше, единственный законный способ прервать отпуск — оформить отзыв. Поэтому лучше, если работник напишет заявление, где четко обозначит согласие на отзыв из отпуска. Иное оформление прерывания отпуска (не через отзыв работника из него) может повлечь для вас риски.

Обратите внимание: по закону вы не обязаны удовлетворять его просьбу прервать отпуск. Более того, есть случаи, когда работнику стоит отказать в его просьбе (об этом расскажем далее).

 

1.1. Когда не стоит согласовывать работнику досрочный выход из ежегодного оплачиваемого отпуска

Как мы уже указывали выше, единственный законный способ прервать предоставленный работнику ежегодный оплачиваемый отпуск (даже когда об этом просит сам работник) — это оформить отзыв работника из отпуска.

Поэтому, прежде чем согласовать отзыв работника из отпуска, убедитесь, что его можно отозвать из ежегодного отпуска (например, беременных отзывать нельзя) (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Также, если решаете, соглашаться ли на досрочный выход работника из отпуска, учитывайте следующее. Новые даты неиспользованных дней отпуска выбираете не вы, а работник. Он по своему усмотрению может их использовать в текущем рабочем году или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (если можно перенести на следующий год) (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). И учтите, если он в заявлении о согласии на отзыв из отпуска укажет период нового отпуска, который вам подходит, — это не означает, что позже он не может передумать. Если вас это не устраивает — не оформляйте отзыв.

 

2. Какие документы оформить работодателю на отзыв работника из отпуска, который инициирует сам работник

Порядок документального оформления отзыва работника из отпуска законом не определен. Советуем поступить так: оформите приказ на отзыв работника из отпуска, после отразите отзыв из отпуска в графике отпусков и при необходимости в личной карточке работника.

Внимание! Некоторые считают, что в рассматриваемом нами случае нужно оформить приказ о досрочном выходе работника из отпуска. Как мы указывали выше, единственный законный способ прервать отпуск — оформить отзыв. Более того, оформление приказа в данном случае по закону не обязательно. Если подтвердите, что работник был отозван из отпуска с его согласия, рисков из-за отсутствия приказа нет. Если же решили оформить приказ — оформляйте именно приказ об отзыве работника из отпуска, а не иной. Иначе возможны риски из-за применения процедуры, не предусмотренной законом.

 

3. Какие риски возможны при досрочном выходе работника из ежегодного оплачиваемого отпуска по его инициативе

Возможно, в частности, привлечение к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если разрешите досрочный выход на работу из ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, которого законом запрещено отзывать из такого отпуска (например, беременной), либо если оформите досрочный выход работника из отпуска не как отзыв его из отпуска, а иным способом.
Готовое решение: Как оформить досрочный выход из ежегодного оплачиваемого отпуска по инициативе работника (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
2.Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

ТК РФ не содержит положений, регулирующих вопросы перерасчета суммы излишне выплаченных отпускных. По нашему мнению, после отзыва работника из отпуска ему должна начисляться заработная плата, поэтому часть отпускных за неиспользованные дни отпуска является излишне выплаченной суммой. Зачесть данную сумму в счет заработной платы за отработанное после отзыва из отпуска время работодатель по своей инициативе не вправе (ст. 137 ТК РФ).

В такой ситуации работник может добровольно перечислить излишне выплаченную сумму отпускных на счет организации, внести в кассу либо написать заявление об удержании данной суммы из заработной платы.

НДФЛ

Заработная плата, а также отпускные являются доходами работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Поскольку в силу требований налогового законодательства работодатель как налоговый агент удержал с выплаченных отпускных НДФЛ (п. п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.03.2018 N 03-04-06/19804), организации требуется пересчитать отпускные исходя из фактической продолжительности отпуска и скорректировать (уменьшить, сторнировать) НДФЛ в периоде перерасчета отпускных. Исчисленный с переплаченных отпускных НДФЛ работнику не возвращается.

Обращаем внимание, что с 1 января 2021 г. действует прогрессивная шкала налогообложения НДФЛ. Доход свыше 5 млн руб. облагается по ставке 15% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Пересчет выплаченных отпускных в связи с отзывом из отпуска не является исправлением ошибки, поскольку отзыв работника из отпуска произошел после предоставления работнику отпуска и в связи с изменением производственной ситуации (ст. 125 ТК РФ, п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н).

В учете организации перерасчет отпускных в случае отзыва из отпуска, в других случаях возврата отпускных по инициативе работника отражается следующими записями (условия примера) (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):

 

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
Сторно на сумму излишне начисленных отпускных ввиду отзыва из отпуска	20 (23, 25, 26, 44 и др.)	70	31 500 руб.
Сторно на сумму страховых взносов с переплаченных отпускных (п. 1 ст. 420, ст. 425 НК РФ)	20 (23, 25, 26, 44 и др.)	69	9 450 руб. (31 500 руб. x 30%)
Сторно излишне удержанного НДФЛ с отпускных	70	68	4 095 руб.
Начислена зарплата в связи с отзывом из отпуска	20 (23, 25, 26, 44 и др.)	70	38 636,36 руб.
Удержан НДФЛ с зарплаты	70	68	5 022,73 руб.
Начислены страховые взносы	20 (23, 25, 26, 44 и др.)	69	(38 636,36 руб. x 30%) — 11 590,91 руб.
Выплачена заработная плата с учетом сумм излишне выплаченных отпускных.	70	51	6 208,63 руб.

 

В случае выявления счетной ошибки в учете будут сделаны аналогичные записи.

Ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010).
Вопрос: Как отразить в учете работодателя перерасчет переплаченных отпускных? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}
3.Как оформить отзыв работника из ежегодного отпуска по инициативе работодателя

 

Кого можно отозвать из отпуска

Из ежегодного оплачиваемого отпуска можно отозвать всех, кто дал согласие на это (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Но есть исключения, о которых расскажем далее. Из других видов отпусков отзыв законом прямо не предусмотрен. Полагаем, в частности, отпуск за свой счет, по договоренности можно прервать — это мы также поясним подробнее ниже.

Нельзя отзывать из отпуска ежегодного оплачиваемого ряд категорий работников, которые перечислены в ч. 3 ст. 125 ТК РФ. Но не советуем таких работников отзывать и из отпуска без сохранения заработной платы.

Так, нельзя отозвать из ежегодно оплачиваемого отпуска работника, занятого на работах во вредных (опасных) условиях труда, а также беременных и несовершеннолетних работников (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Также нельзя отзывать работника, если из-за этого получится, что он не был в отпуске два года подряд. Либо если из-за отзыва отпуск за рабочий год будет разделен на части таким образом, что ни одна из них не составит минимум 14 календарных дней. Это следует из ч. 4 ст. 124, ч. 1 ст. 125 ТК РФ.

1.1. По каким основаниям можно отозвать работника из ежегодного отпуска

Перечень оснований, по которым вы можете отозвать работника из ежегодного отпуска, нормативно не установлен. На практике такая необходимость обычно возникает в случае болезни работника, которого нельзя никем заменить, при проверке организации контролирующими органами, аварии на производстве, форс-мажорных обстоятельствах (например, пожар, стихийное бедствие).

 

2. Как составить служебную записку на отзыв из отпуска

Форма служебной записки произвольная, так как нормативно утвержденной нет. Рекомендуем указать в ней, в частности:

• Ф.И.О. работника, которого собираетесь отозвать из отпуска;
• информацию с обоснованием причин отзыва работника из отпуска;
• время, на которое работника нужно отозвать из отпуска;
• Ф.И.О., должность и подпись работника, который составил служебную записку.

Документ необязательный, но на практике оформляется, чтобы довести до сведения руководства о необходимости отзыва работника из отпуска.

3. Как составить уведомление об отзыве работника из ежегодного отпуска

Уведомление об отзыве работника из ежегодного отпуска составьте в произвольной форме (нормативно установленной нет). Документ необязательный. Его оформляют, чтобы сообщить работнику о том, что возникла необходимость его досрочного выхода на работу из ежегодного отпуска.

Рекомендуем в нем указать, в частности, следующую информацию:

• Ф.И.О., должность работника, которого вы планируете отозвать из отпуска, структурное подразделение (при наличии);
• основание отзыва работника из отпуска (например, болезнь другого работника, которого необходимо срочно заменить);
• дату, с которой ему необходимо выйти на работу;
• информацию о том, что отзыв работника из ежегодного отпуска возможен только с его согласия;
• просьбу дать согласие на отзыв из ежегодного отпуска, а также срок, на который он желает перенести оставшиеся в связи с этим дни отпуска. Вы можете направить данное уведомление работнику, например, по электронной почте или зачитать по телефону.

4. Нужно ли получать согласие работника на отзыв из ежегодного отпуска

Да, нужно, если отзываете его из ежегодного оплачиваемого отпуска. Но обратите внимание, что отозвать можно не всех, например, нельзя отозвать беременную (ч. 2, 3 ст. 125 ТК РФ).

Также рекомендуем получить такое согласие, если отзываете работника из отпуска без сохранения заработной платы. Желательно это сделать, так как законом не предусмотрено, что вы вправе в одностороннем порядке отзывать работников из такого отпуска. А вот прервать этот отпуск по соглашению с работником не запрещено.

Отметим, что, если работник не дал своего согласия на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска, привлечь его за это к дисциплинарной ответственности вы не вправе (п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

Согласие рекомендуем получить в письменном виде. Вы можете, например, сразу попросить работника расписаться о согласии на приказе об отзыве из отпуска. Но распространенным вариантом является отдельное заявление-согласие об отзыве из отпуска.

5. Как составить приказ об отзыве работника из ежегодного отпуска

Приказ об отзыве работника из ежегодного отпуска составьте в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет.

В приказе рекомендуем отразить, в частности:

• Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение (если оно есть);
• основание отзыва работника из ежегодного отпуска;
• распоряжение об отзыве работника из ежегодного отпуска и переносе оставшейся в связи с этим части отпуска на указанные в заявлении даты;
• дату выхода работника на работу;
• поручения ответственным лицам (например, специалисту по кадрам — внести изменения в график отпусков в связи с отзывом работника из отпуска).

Ознакомьте с данным приказом работника, который выходит из отпуска, и ответственных за исполнение данных в приказе поручений лиц под подпись.

 

6. Как внести запись об отзыве работника из ежегодного отпуска в личную карточку по унифицированной форме N Т-2

Запись об отзыве работника из ежегодного отпуска в личную карточку по унифицированной форме N Т-2 рекомендуем вносить так: в графах 4, 6 разд. VIII «Отпуск» зачеркните одной чертой количество календарных дней отпуска, дату его окончания и впишите новые данные. Поставьте надпись «исправлено», укажите дату исправления и заверьте это своей подписью.

Если же сведения о предоставлении работнику ежегодного отпуска вы не внесли заранее, то достаточно вписать в разд. VIII карточки актуальные данные, в частности: в графе 4 — количество календарных дней отпуска, которые работник использовал до отзыва, а в графе 6 этого раздела — дату окончания отпуска.

Рекомендуем также дополнительно указать в графе 7 разд. VIII реквизиты приказа об отзыве работника из ежегодного отпуска.

7. Как внести изменения в график отпусков при отзыве работника из ежегодного оплачиваемого отпуска

Если вы используете график отпусков по унифицированной форме N Т-7, то рекомендуем в графе 8 указать реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска, в графе 9 — дату начала предполагаемого отпуска. В графе 10 «Примечание» рекомендуем указать, что работник отозван из отпуска и сколько в связи с этим у него осталось дней неиспользованного отпуска.

Если у вас своя форма графика отпусков, то можете отразить в ней сведения об отзыве из отпуска аналогичным образом.

 

7.1. Нужно ли учитывать пожелания работника при переносе не использованных из-за отзыва дней ежегодного оплачиваемого отпуска

Да, нужно.

Не использованные в связи с отзывом дни отпуска вы должны предоставить по выбору работника в удобное ему время в текущем рабочем году или присоединить к отпуску за следующий рабочий год. При этом учтите, что нельзя перенести такой отпуск на следующий рабочий год, если из-за этого получится, что работник не был в отпуске два года подряд (ч. 4 ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Вы можете попросить работника, чтобы он написал, когда планирует взять эти дни отпуска, например, в отдельном заявлении или в заявлении-согласии на отзыв из ежегодного отпуска, о котором рассказывали выше.

9. Риски при нарушении порядка отзыва работника из ежегодного отпуска

В этом случае у вас возможны, в частности, следующие риски:

• по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за отзыв работника из ежегодного отпуска вопреки установленному законом запрету (например, если отзовете из ежегодного оплачиваемого отпуска беременную);

материальная ответственность по ч. 1 ст. 237 ТК РФ в виде денежной компенсации морального вреда работнику — например, за отзыв работника из ежегодного отпуска вопреки его согласию.
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из ежегодного отпуска по инициативе работодателя (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовлен  19.05.2021 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.