Имеет ли право руководитель организации заверить распечатки расчетных листов прошлых периодов, если он в те периоды не являлся руководителем организации?

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем, что:

1). Организация имеет право предоставлять сведения о заработной плате своих сотрудников (архивные справки о заработной плате) только в том случае, если организация не поменяла организационно-правовую форму или   является организацией – правопреемником.

Дополнительно сообщаем, что запросы Пенсионного фонда РФ о предоставлении справок о заработной плате  вызван  необходимостью проверки обоснованности выдачи документов, необходимых для установления и выплаты страховой пенсии, а также достоверность содержащихся в них сведений (ч.9  ст. 21, Федеральный закон от 28.12.2013 N 400-ФЗ (ред. от 30.04.2021) «О страховых пенсиях» {КонсультантПлюс})

2).  Законодательно не закреплено (ранее и сейчас) требование о заверении  расчетных листков подписью лица ответственного за их выдачу либо руководителя организации, а также ставить на них печать. Однако, если организация в настоящее время решила заверять листки подписью и печатью, то такие действия не будут являться нарушением.

Вместе с тем, в соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 9, ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» на первичных документах указывается наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление событий, свершившихся за периоды до принятия на работу новых руководителя и бухгалтера.

На основании вышеизложенного, руководитель организации, который в настоящее время руководит,  не вправе  заверять расчетные листки прошлых периодов, однако, он имеет право подписывать  архивные справки, выдаваемые организацией на основании имеющихся расчетных листков, в которых указана  заработная плата работника за прошлые года работы (при условии, что организация не поменяла организационно-правовую  форму или является организацией – правопреемником).

Дополнительно сообщаем, что расчетные листы на выдачу заработной платы (лицевые счета, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г.) хранятся 75 лет.

1.  7. Необходимые для установления страховой пенсии и выплаты страховой пенсии документы могут быть запрошены у заявителя только в случаях, если необходимые документы не находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, за исключением случаев, если такие документы включены в определенный Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» перечень документов.
2. Иные необходимые документы запрашиваются органом, осуществляющим пенсионное обеспечение, в иных государственных органах, органах местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организациях и представляются такими органами и организациями на бумажном носителе или в электронной форме. Заявитель вправе представить указанные документы по собственной инициативе.
3. Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, вправе проверять обоснованность выдачи документов, необходимых для установления и выплаты страховой пенсии, а также достоверность содержащихся в них сведений. (ч.6-9 ст. 21, Федеральный закон от 28.12.2013 N 400-ФЗ (ред. от 30.04.2021) «О страховых пенсиях» {КонсультантПлюс})

2. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в соответствии с частью 9 статьи 21 Федерального закона «О страховых пенсиях» вправе проверить обоснованность выдачи документов (сведений), необходимых для выплаты пенсии, а также достоверность содержащихся в них сведений. (п.120 Приказ Минтруда России от 17.11.2014 N 885н (ред. от 04.09.2020) «Об утверждении Правил выплаты пенсий, осуществления контроля за их выплатой, проведения проверок документов, необходимых для их выплаты, начисления за текущий месяц сумм пенсии в случае назначения пенсии другого вида либо в случае назначения другой пенсии в соответствии с законодательством Российской Федерации, определения излишне выплаченных сумм пенсии» {КонсультантПлюс}).
3. Срок хранения лицевых счетов составляет 50/75 лет (лицевые счета, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. (Вопрос: Каков порядок ведения, заполнения и хранения лицевого счета работника по форме Т-54 или Т-54а? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2021) {КонсультантПлюс}).

4. Нужно ли заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также ставить на них печать?

Нет, подобного требования в законодательстве не содержится. Однако если компания решила заверять листки подписью и печатью, то такие действия не будут являться нарушением. Форма расчетного листка должна быть утверждена руководителем организации.   (Статья: Выдаем расчетные листки по правилам (Островская А.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2019, N 5) {КонсультантПлюс})

5. Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также печатью организации не требуется, так как такой обязанности не содержит действующее законодательство и расчетный лист не относится к документам, подлежащим заверению надлежащим образом. При этом такие действия не запрещены, и при желании либо по просьбе работника расчетные листки можно и заверить.

Судебная практика. Суды тоже могут запросить заверенные расчетные листки, т.к. отсутствие печати не позволяет определить лицо, выдавшее соответствующий документ (Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 29.05.2014 N 33-5719/2014). (Статья: Все о расчетных листках (Насибова Н.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 6) {КонсультантПлюс})

6. Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат; Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате – хранятся 50/75 лет. (п.295, 296 Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» {КонсультантПлюс}; Информационное сообщение Минфина России от 26.02.2020 N ИС-учет-23 <Об уточнении перечня архивных документов бухгалтерского учета и изменении правил подготовки программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета> {КонсультантПлюс}).

7. Вопрос: При проверке организации работниками ФСС РФ за прошлые периоды запрошены копии документов: больничных листов, табелей учета рабочего времени и расчетных ведомостей, но на первичных документах отсутствует подпись бывшего главного бухгалтера. Руководитель организации тоже поменялся. Вправе ли новый главный бухгалтер поставить свою подпись на данных документах?

Ответ: В случае отсутствия на первичных документах бухгалтерского учета, к которым относятся больничные листы, табели учета рабочего времени и расчетные ведомости, подписей лиц, ответственных за свершившиеся факты хозяйственной жизни согласно данным документам, новый главный бухгалтер не вправе ставить свою подпись на первичных документах, которые он не оформлял, а факты свершившихся событий были отражены бывшим главным бухгалтером.

… Исходя из указанной нормы новый главный бухгалтер не вправе ставить свою подпись на перечисленных первичных документах, согласно которым отражены свершившиеся факты хозяйственной деятельности бывшим главным бухгалтером.

На таком документе согласно п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ указывается наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление событий, свершившихся за периоды до принятия на работу новых руководителя и бухгалтера.(Вопрос: …Вправе ли новый главный бухгалтер поставить свою подпись на первичных документах прошлых периодов? (Консультация эксперта, ПФ РФ, 2016) {КонсультантПлюс}).

Ответ подготовлен  19.05.2021 г.

Cтатус предоставленных  документов  актуален  на  момент  формирования  ответа.

Ответ подготовлен  в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.